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Personalmanagement 4.0: Das Onboarding im Zeitalter der Digitalisierung

Ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch, ein unterschriebener Arbeitsvertrag und ein neuer Mitarbeiter, der dem Unternehmen viele Jahre lang treu bleibt: Das ist die Wunschvorstellung vieler Arbeitgeber. Die Realität sieht leider oft anders aus. Schnelle Kündigungen nach wenigen Monaten oder gar schon vor dem ersten Arbeitstag, eine komplizierte Einarbeitungsphase und Mitarbeiter, die sich nicht mit dem Betrieb identifizieren können, gehören zum Alltag. Ein moderner Onboarding-Prozess kann all diese negativen Aspekte beseitigen. Dafür sollten Unternehmen vor allem digitale Möglichkeiten setzen.

Was ist Onboarding und wie genau läuft der Prozess ab?
Mit dem Begriff Onboarding bezeichnet man alle großen und kleinen Maßnahmen, die der langfristigen Integration eines neuen Mitarbeiters ins Unternehmen dienen. Im Idealfall ist dieser Prozess automatisiert und verläuft stets gleich, was die Effizienz erhöht und die Kosten senkt. Trotz aller Vorteile nutzen nur wenige Unternehmen das Potenzial professionellen Onboardings. Ein Fehler: verlieren sie so doch häufig hochqualifizierte Mitarbeiter an die Konkurrenz, welche einen nahezu perfekten Einstieg bieten kann.

Das Onboarding verläuft in drei Phasen. Es beginnt mit dem sogenannten Preboarding, bei dem sich alle verantwortlichen Mitarbeiter auf die Ankunft des neuen Kollegen vorbereiten. Schreibtische müssen eingerichtet, Accounts von der IT angelegt und Zeitpläne zur Einarbeitung erstellt werden. Am ersten Tag soll alles reibungslos vonstattengehen und der neue Arbeitnehmer keinen unangenehmen Wartezeiten oder Leerläufen begegnen. Die Personalabteilung schickt dem Mitarbeiter in dieser Phase genaue Informationen zur Unternehmenskultur – vom Dresscode bis zum Wochenmenü – und ist für all seine weiteren Fragen offen. In der zweiten Phase, welche die ersten Arbeitswochen umfasst, stehen die Einarbeitung, das zwischenmenschliche Kennenlernen sowie ein erstes Feedbackgespräch auf dem Programm. Die dritte Phase sorgt mit Teambuilding-Events und Fortbildungsangeboten für eine langfristige Bindung des neuen Mitarbeiters.

Warum Onboarding in der aktuellen Wirtschaft unerlässlich ist
Egal, ob traditionsreiches Großunternehmen oder junges Start-up: Jeder wünscht sich motivierte Mitarbeiter, die sich mit der Marke identifizieren. Ein gutes Betriebsklima steigert die Produktivität, erzeugt weniger krankheitsbedingte Fehlzeiten und führt nicht zuletzt auch zu Arbeitnehmern, die viele Jahre bleiben. Von der Ausbildung bis zur Rente an einer Arbeitsstelle zu verweilen ist zur echten Seltenheit geworden. Heute sind Mitarbeiter deutlich flexibler und sprunghafter. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, mehr Einsatz zu zeigen und diesem Trend entgegenzusteuern. Das Onboarding ist dabei ein erster und enorm wichtiger Schritt.

Die Chance der Digitalisierung nutzen
Personalabteilungen stehen eine ganze Reihe an Tools zur Verfügung, die verschiedenste HR-Prozesse maßgeblich vereinfachen. Auch speziell für das Onboarding kommt immer mehr Software auf den Markt. Eines der innovativsten Produkte in diesem Bereich ist „My Onbaording“ aus dem Hause Haufe. Als Desktop-Version und App übernimmt die Software unter anderem die Erstellung von Zeitplänen, die visuell ansprechende Übermittlung von Informationen sowie die unkomplizierte Kommunikation zwischen Chefetage, Einarbeitungs-Verantwortlichen und den neuen Mitarbeitern. Digitale Lösungen, wie diese, werden einmal eingerichtet und können dann für jeden Einmal jeden neuen Angestellten eingesetzt werden. Das spart Zeit, Geld und Nerven und sorgt gleichzeitig für mehr Produktivität vom ersten Arbeitstag an.